【Q&A】県からJCIPで「職権訂正しました」と通知が！何をすればいい？

長崎県佐世保市周辺で建設業を営む事業主様、毎日の現場管理やお客様対応、本当にお疲れ様です。
地域密着で建設業者様の許認可法務サポートを行っております、コペル行政書士事務所です。

自社でなんとかJCIP（電子申請）の入力と送信を終え、ホッと一息ついていたところ、長崎県庁からシステム経由でこんな通知が来ることがあります。

「職権訂正しました。確認してください」

「えっ、何かマズいこと書いたかな？」「今すぐシステムを開いてやり直さないとダメなの？」と、心臓がヒヤッとした社長様。

今回は、この通知の本当の意味と、社長様が取るべきアクションについて専門家が解説します。

結論：怒られていません！システム上の操作も不要です

結論から申し上げますと、全く心配いりません。

「職権訂正（しょっけんていせい）」とは、行政手続きにおいて審査の実質的なOKが出たことを意味する、非常にありがたいサインです。

もし、申請内容に重大なミスがあったり、追加の証明書類が必要だったりする場合は、「補正指示（ほせいしじ）」といって、指摘とともに申請データが社長様の元へ突き返されます。

しかし職権訂正というのは、長崎県の審査担当者が「あ、ここちょっと入力ミスがあるけど、わざわざ突き返して社長に直させるのも面倒だし時間かかるから、県の方で正しい内容に書き換えて審査を進めておきますね！」と、担当者の職権で直してくれた、ということです。

そして安心していただきたいのは、「確認してください」と書かれていても、社長様がシステム上で何か『承認ボタン』を押したり、再提出したりする作業はないということです。(私も初めての時はわからなくて担当者に確認をとりました)。そのまま放っておいて大丈夫です。

【実例】どんな時に職権訂正されるの？

例えば、当事務所で実際にあったケースでいうと、備考欄の記載が少しだけズレていたということがありました。

本来書くべき場所と少し違っていたり、言い回しが行政のルールとわずかに違っていたりした場合、わざわざ「備考欄を書き直して再提出してください」と突き返すのではなく、県側でよしなに文章を整えて、そのまま通してくれたのです。

社長様がやっておくべき「たった1つのこと」

システム上は実質これで終了ですので何もしなくて良いのですが、今後のためにぜひ手元の控えとして申請書をダウンロードすることだけはやっておいてください。申請書を作成した後、ボタン一つでダウンロードできます。

県が備考欄のどこを直してくれたのか等を確認し、自社で保管している申請書の控えに「ここは県がこう直した」と付箋やメモを残しておきます。

これを忘れると、来年の決算変更届や5年後の更新の時に、また昔の間違ったデータのまま申請してしまい、同じミスを永遠に繰り返すことになってしまうからです。

補正指示が来てしまってパニックな方へ

今回は運良く職権訂正で済むケースをご紹介しましたが、もしこれが補正指示（差戻し）だった場合、専門用語で書かれた修正指示を読み解き、一から書類を集め直して再提出しなければなりません。

「何度出しても突き返される…」と、本業の時間がどんどん削られてしまう社長様も少なくありません。

コペル行政書士事務所では、最初の書類作成やシステム入力はもちろん、役所から指摘が入った場合の行政対応まで、すべて一貫して代行いたします。

社長様がシステムからの通知を気にする必要はもうありません。

さらに詳しい電子申請の全体像を知りたい方へ

「そもそも、システムでエラーを出さずに一発で通すにはどうすればいいの？」という事業主様のために、システム導入の全体像やつまずきやすいポイントをまとめた完全解説記事をご用意しております。

自社でやるか、プロに任せるかの判断材料として、ぜひ以下のリンクからご覧ください。

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長崎県佐世保市周辺で建設業を営む皆様、手続きのIT化や日々の法務管理で少しでもお悩みがあれば、一人で抱え込まずに専門家を頼ってください。

コペル行政書士事務所では、初回30分の無料相談を実施しております。

「こんな通知が来たんだけど、どう対応すればいい？」といったご相談でも大丈夫です。強引な営業などは一切行いませんので、どうぞ安心してお問い合わせください。

あなたからのご連絡を、心よりお待ちしております。