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【Q&A】県からJCIPで「職権訂正しました」と通知が!何をすればいい?

JCIPで職権訂正通知が来たときの対応方法と補正指示との違いを解説した記事のサムネイル

長崎県佐世保市周辺で建設業を営む事業主様、毎日の現場管理やお客様対応、本当にお疲れ様です。
地域密着で建設業者様の許認可法務サポートを行っております、コペル行政書士事務所です。

自社でなんとかJCIP(電子申請)の入力と送信を終え、ホッと一息ついていたところ、長崎県庁からシステム経由でこんな通知が来ることがあります。

「職権訂正しました。確認してください」

「えっ、何かマズいこと書いたかな?」「今すぐシステムを開いてやり直さないとダメなの?」と、心臓がヒヤッとした社長様。

今回は、この通知の本当の意味と、社長様が取るべきアクションについて専門家が解説します。

結論:怒られていません!システム上の操作も不要です

結論から申し上げますと、全く心配いりません。

「職権訂正(しょっけんていせい)」とは、行政手続きにおいて審査の実質的なOKが出たことを意味する、非常にありがたいサインです。

もし、申請内容に重大なミスがあったり、追加の証明書類が必要だったりする場合は、「補正指示(ほせいしじ)」といって、指摘とともに申請データが社長様の元へ突き返されます。

しかし職権訂正というのは、長崎県の審査担当者が「あ、ここちょっと入力ミスがあるけど、わざわざ突き返して社長に直させるのも面倒だし時間かかるから、県の方で正しい内容に書き換えて審査を進めておきますね!」と、担当者の職権で直してくれた、ということです。

そして安心していただきたいのは、「確認してください」と書かれていても、社長様がシステム上で何か『承認ボタン』を押したり、再提出したりする作業はないということです。(私も初めての時はわからなくて担当者に確認をとりました)。そのまま放っておいて大丈夫です。

【実例】どんな時に職権訂正されるの?

例えば、当事務所で実際にあったケースでいうと、備考欄の記載が少しだけズレていたということがありました。

本来書くべき場所と少し違っていたり、言い回しが行政のルールとわずかに違っていたりした場合、わざわざ「備考欄を書き直して再提出してください」と突き返すのではなく、県側でよしなに文章を整えて、そのまま通してくれたのです。

社長様がやっておくべき「たった1つのこと」

システム上は実質これで終了ですので何もしなくて良いのですが、今後のためにぜひ手元の控えとして申請書をダウンロードすることだけはやっておいてください。申請書を作成した後、ボタン一つでダウンロードできます。

県が備考欄のどこを直してくれたのか等を確認し、自社で保管している申請書の控えに「ここは県がこう直した」と付箋やメモを残しておきます。

これを忘れると、来年の決算変更届や5年後の更新の時に、また昔の間違ったデータのまま申請してしまい、同じミスを永遠に繰り返すことになってしまうからです。

補正指示が来てしまってパニックな方へ

今回は運良く職権訂正で済むケースをご紹介しましたが、もしこれが補正指示(差戻し)だった場合、専門用語で書かれた修正指示を読み解き、一から書類を集め直して再提出しなければなりません。

「何度出しても突き返される…」と、本業の時間がどんどん削られてしまう社長様も少なくありません。

コペル行政書士事務所では、最初の書類作成やシステム入力はもちろん、役所から指摘が入った場合の行政対応まで、すべて一貫して代行いたします。

社長様がシステムからの通知を気にする必要はもうありません。

さらに詳しい電子申請の全体像を知りたい方へ

「そもそも、システムでエラーを出さずに一発で通すにはどうすればいいの?」という事業主様のために、システム導入の全体像やつまずきやすいポイントをまとめた完全解説記事をご用意しております。

自社でやるか、プロに任せるかの判断材料として、ぜひ以下のリンクからご覧ください。

■ お問い合わせ・初回無料相談のご案内

長崎県佐世保市周辺で建設業を営む皆様、手続きのIT化や日々の法務管理で少しでもお悩みがあれば、一人で抱え込まずに専門家を頼ってください。

コペル行政書士事務所では、初回30分の無料相談を実施しております。

「こんな通知が来たんだけど、どう対応すればいい?」といったご相談でも大丈夫です。強引な営業などは一切行いませんので、どうぞ安心してお問い合わせください。

あなたからのご連絡を、心よりお待ちしております。

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対応地域一覧

対応地域佐世保市を中心に長崎県・佐賀県全域

長崎県佐世保市

 相生町、相浦町、赤木町、赤崎町、浅子町、愛宕町、有福町、庵浦町、石坂町、泉町、稲荷町、今福町、鵜渡越町、梅田町、浦川内町、上原町、上町、江上町、江永町、烏帽子町、大潟町、大岳台町、崎岡町、崎辺町、桜木町、指方町、里美町、早苗町、椎木町、塩浜町、塩浸町、潮見町、重尾町、島瀬町、島地町、清水町、下宇戸町、下京町、下の原町、下船越町、下本山町、白木町、白岳町、白仁田町、比良町、平松町、広田町、福石町、福田町、藤原町、船越町、母ケ浦町、保立町、前畑町、牧の地町、松浦町、松川町、松瀬町、松原町、松山町、万徳町、三浦町、三川内町、三川内本町、湊町、若葉町、天神、瀬戸越、早岐、権常寺、広田、若竹台町、星和台町、ハウステンボス町、三川内新町、もみじが丘町、新港町、世知原町赤木場、世知原町岩谷口、世知原町上野原、世知原町太田、世知原町開作、世知原町木浦原、世知原町北川内、世知原町栗迎、世知原町長田代、世知原町中通、世知原町西ノ岳、世知原町笥瀬、世知原町矢櫃、世知原町槍巻、吉井町板樋、吉井町大渡、吉井町乙石尾、吉井町踊瀬、吉井町梶木場、吉井町上吉田、吉井町下原、吉井町草ノ尾、吉井町高峰、吉井町立石、吉井町田原、吉井町直谷、吉井町橋川内、吉井町橋口、吉井町春明、吉井町福井、吉井町前岳、吉井町吉元、宇久町飯良、宇久町大久保、宇久町太田江、宇久町小浜、宇久町神浦、宇久町木場、宇久町平、宇久町寺島、宇久町野方、宇久町本飯良、小佐々町臼ノ浦、小佐々町楠泊、小佐々町黒石、小佐々町小坂、小佐々町岳ノ木場、小佐々町田原、小佐々町葛籠、小佐々町西川内、小佐々町平原、小佐々町矢岳、江迎町赤坂、江迎町飯良坂、江迎町猪調、江迎町埋立、江迎町箙尾、江迎町奥川内、江迎町梶ノ村、江迎町上川内、江迎町北田、江迎町北平

長崎県内

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佐賀県

佐賀市、唐津市、鳥栖市、多久市、伊万里市、武雄市、鹿島市、小城市、嬉野市、神埼市

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この記事を書いた人

長崎県佐世保市で許認可申請・自動車登録を扱う行政書士です。

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