「事務員が辞めて大ピンチ！」にならないために。会社の許認可申請、外注すべき理由をプロが解説

コペル行政書士事務所の武藤です。

さて、今回は「経営者必見！許認可申請は行政書士に任せるとお得な理由」について解説していいこうと思います。
結論から申し上げると、許認可申請はぜひ行政書士を外部リソースとして活用していただきたいです。この記事を読んでいただければ、理由やその背景がバッチリ分かると思います。

コペル行政書士事務所では長崎県佐世保市を中心とした許認可申請、許認可申請に関する経営相談に対応にしております。気になった方は下記のお問い合わせフォーム・公式LINEより、お気軽にご連絡ください。

直接お電話いただいてもかまいません。初回相談1時間無料です。

この記事を読んでほしい人

・建設業や産業廃棄物処理業など、許可の取得・更新が事業継続に不可欠な業種の事業者

・自社で許認可を管理している事務員・奥様・社長ご本人

・許可が必要な業種での開業を検討している方（紹介サポートあり）

・今まで社内で対応していたが、外注の必要性を感じている経営者層

この記事を読むことで得られる知識

・許認可申請を社内で行うことのメリット・デメリット

・事務員採用の現状と人件費の高騰問題

・専門家（行政書士）に外注することのコスト比較・効果

・許可を失念・無許可営業した場合の具体的リスクと罰則

・コペル行政書士事務所に依頼する際のフローと対応地域の詳細

忙しい方のためのこの記事3行要約　

事務員の採用は困難化しており、人件費も上昇。許認可を社内で抱えるリスクは今後さらに高まります。

許認可の失念は売上・信頼の低下や営業停止リスクに直結し、会社の根幹を揺るがします。

外注すれば、コストパフォーマンスもよく、専門知識と確実性を持つ行政書士による管理で安心が得られます。

社内の様々な事務作業とその担い手

さて、今回記事にするのは「許認可申請は行政書士に任せるとお得な理由」に関してです。

会社の事務作業と言っても様々なものがあります。例えば、日々の経理業務である記帳や、従業員さんの給与計算や労務管理などがこれにあたります。弊所が特化している、長崎県佐世保市の許認可申請も例に漏れず、会社の事務員さんや社長の奥様が担当されていることも多くあります。

会社のスタイルや人材は本当にそれぞれですので、既存のスタイルでうまく回っているのであればよいのですが、問題は多少の無理をしている場合です。少子高齢化に伴う人手不足、ノウハウを持った事務員の突然の離職、また、特定の事務作業に関して長年請け負っていた従業員とのトラブルなど、人に関する不安要素は尽きません。

昨今耳にしない日はない地方の「人手不足問題」

経営者の皆様が例外なく直面している、社員の人手不足。これには少子高齢化や人件費の高騰などが理由としてよく取り上げられます。

では、まず日本全国における事務員の人手不足、採用難、人件費高騰に関する最新のデータについてまとめたものを解説いたします。

事務員の人手不足と採用難

厚生労働省が発表した2024年12月の有効求人倍率データによると、一般事務の職業の有効求人倍率は0.35倍となっています。これは全職種平均の1.32倍と比較すると非常に低い数値です。一見すると人手不足ではないように見えますが、この数字は以下のことを示しています。

・事務職への応募が非常に多く、競争が激しい
・企業側が求める人材と応募者のスキルにミスマッチがある可能性が高い

実際、帝国データバンクの調査によると、2024年10月時点で正社員の人手不足を感じている企業の割合は51.7%に達しています。この数字は全業種を含むものですが、事務職においても同様の傾向が見られると考えられます。

また、人件費高騰に関して、みずほリサーチ＆テクノロジーズの予測によると、2025年の春季賃上げ率は全体で4.6%、中小企業でも3.9%と高水準を維持する見込みです。これは近年の物価上昇や人手不足を反映したものと言えます。

さらに、帝国データバンクの調査では、2025年に向けて「人件費」の上昇を予想する企業の割合が明確に増加しています。これは、継続的な人件費の上昇圧力が企業経営に影響を与えることを示唆しています。

これらのデータから、事務員の採用が困難になっていること、そして人件費が上昇傾向にあることを明確に示しています。

長崎県全体の雇用状況

事務職の求人と求職の状況

事務職においては、求人数に対して求職者数が大幅に上回っている状況が見られます。具体的には

・事務職の有効求人数は1,429件
・事務職を希望する有効求職者数は3,979人

このデータから、事務職では求人数が求職者数を大きく下回っており、圧倒的に求人数が不足している市場であることがわかります。

この状況により、以下のような傾向が見られます。

・事務職での経験がある人は比較的就職が決定しやすい
・事務職未経験者は就職先が少ないため、正社員にこだわらず派遣という選択肢を選ぶ人もいる

2024年12月時点での長崎県の有効求人倍率は1.19倍となっており、全体としては人手不足の傾向が続いています。しかし、事務職に関しては、この全体的な傾向とは異なり、むしろ就職難の状況にあると言えます。

このように、長崎県の事務職においては、他の職種で見られる人手不足とは逆の状況が生じており、求職者にとっては競争が激しい分野となっています。

「え？それが本当なら、うちで採用ができるのは就職難な状況を勝ち抜いた優秀な事務員経験者ってことじゃないの？いいことじゃん(^^♪」と思いませんでしたか？

それはよその企業でも同じことが言えてしまい、悲しいことに、よりよい待遇で事務員経験者である貴社の従業員を狙っている会社はたくさん存在するのです。(実際に私も事務員をやっている友達がいたら会社辞める時教えてね、とお声がけいただくことがたまにあります。)　

要するに、許認可申請をスムーズに行うノウハウを持った従業員が、よりよい待遇で引き抜きに合うリスクがどんどん高まっているのです。人手不足極まる今、企業側も仕事を一から教えるマンパワーすら捻出するのが難しく、求職者側も「転職＝ステップアップ」という最新の意識で貴社で培った経験を武器に他社からの誘い乗りやすくなっています。これは若い方ほど顕著です。

この状況下で一従業員に許認可申請という事業の生命線を任せていたらどうなるでしょう。いなくなってしばらく不安だなくらいで済んだらラッキー、更新など確実に期限を守らないと許可が失効するような申請があずかり知らないうちに迫っていたとしたら…ピンチどころではありませんね。

許認可申請をしくじることで待ち受ける未来

では実際に許認可申請を失念していたり、更新の期限に間に合わないとどうなってしまうのか。以下、2つの事例でご説明します。

更新

まず、より期限を重視する「更新申請」について。これは弊所が得意としている建設業や産廃業など、あらゆる許認可に存在する手続きです。業種によって期間は異なりますが、産廃業の場合は5年か7年です。有効期限は原則「5年」です。

ただし優良産業廃棄物処理業者認定制度で優良認定を受けている場合、有効期限は7年に延長されるというものです。

ではこの更新を失念すると、事業にどんな影響が考えられるのでしょう。弊所が許認可申請に関わってきた中で感じたリスクは以下の通りです。

顧客や地域からの信頼低下→仕事量の減少による売り上げ低下→従業員の離職→事業の縮小・停滞→以下ループ…

たまたま忘れていただけなのに、あれよあれよという間に悪循環にはまってしまいます。
また、元々取得していた許可の期限切れではなく、そもそも取っていなかった場合(＝無許可営業)の場合はどうなるのでしょう。今回は建設業許可でたとえてみます。

新規許可

例えばせっかく工事の依頼が来ても建設業許可がなかった場合、500万円以上の工事は請けられません。それでも請けているところはひょっとするとあるかもしれませんが、それは無許可営業になるため、罰則が適用される場合があります。

また、以下の場合でも上記の条文が適用され、重い罰則を受ける可能性があります。

許可を持たずに軽微な工事の範囲以上の工事を行なった場合、3年以下の懲役、又は300万円以下の罰金が課されます。建設業法の違反により罰金刑が課されると、欠格要件に該当してしまい5年間は許可を受けることが出来ません。

また、法人の場合、違反をした個人が法人に所属している場合は、1億円以下の罰金が課される等、とても厳しい罰則となっています。(行為を行った個人、法人ともに処罰の対象になる両罰規定が適用)

営業職の方が一生懸命案件を取ってきてくれても、許可申請を適切に処理できなければ顧客や従業員の信頼感や満足度が下がるだけでなく、違法な処理をしてしまっていることがあります。これがあるので許認可申請を甘く見てはいけないのです。

以上の点に心当たりがある方がある方もいらっしゃるかもしれません。会社の大事な許認可申請を社内で処理して、申請までたどり着けなかったときのリスクは大きいです。もちろん、すぐにすべて綺麗に片付くわけではありません。なので、問題が起こる前に備えましょう！というのがコペル行政書士事務所の提案です。

このようなリスクに対してコペル行政書士事務所が提案しているのは、「許認可申請は専門家である行政書士に外注すること」です。

許認可申請をコペル行政書士事務所に依頼するメリット3つ

会社の許認可申請をコペル行政書士事務所へご依頼いただくメリットは大きく次の３つだと考えています。

①毎日許認可申請に触れているため情報が豊富

もちろん、これまで数多く取り扱ってきた申請業務には実績とノウハウがありますが、それだけにとどまりません。たとえ初めて取り扱う手続きであっても、私は「前例がないからできない」とは考えません。

法令集や実務書籍、最新の法改正、業界団体の情報に目を通すのはもちろん、必要があれば役所の窓口や審査担当者に直接確認を行い、実務上の解釈や運用の違いまで徹底的に調べ上げます。

そのうえで、御社の事業内容や今後の展開を踏まえ、「今、本当に必要な手続きとは何か」「どの選択肢が最もリスクが少なく、事業にとって合理的か」まで考えてご提案します。

行政書士は書類を出す人でほかに何をしてくれるの？と思われがちですが、コペル行政書士事務所は、御社の経営判断を支える実務の参謀役として動きます。
わからないこと、判断に迷うことがあれば、遠慮なくご相談ください。

②急な退職にも左右されない許認可体制で人材リスクからの解放される

許認可申請の実務は、ノウハウと制度理解が必要なうえ、申請時期や更新期限などの管理が欠かせません。これを社内の事務員や奥様、あるいは代表者ご自身が担っていた場合、担当者の退職や体調不良がそのまま会社のリスクに直結します。

実際、「許認可の知識を持つ事務員さんが突然辞めてしまい、更新期限を過ぎていたことに後から気づいた」という事例も珍しくありません。大事な営業許可が失効していた場合、次の仕事が受けられない、過去の契約が違法になる事態すら起こりえます。

そこで、「外部の専門家＝コペル行政書士事務所」に委託することで、こうした人材面の不安をまるごと手放すことができます。
申請や更新の管理は弊所が責任を持って行い、ご担当者が変更になっても、許可の継続・維持には一切影響が出ません。

「いつの間にか更新期限が過ぎていた…」という最悪のシナリオを未然に防ぎ、貴社が本来注力すべき事業そのものに集中できる環境を整えます。

③新たに始める事業に対してより確実性を持って臨むことができる

行政書士に依頼することで、事業に必要な許認可申請や関連する各種手続きについて、漏れやミスを未然に防ぐ体制が整います。
制度は複雑で、しかも法改正や自治体ごとの運用の違いがある中、常に正確な情報をもとにした判断が求められる場面では、専門家によるサポートが大きな力となります。

「知らなかった」「気づかなかった」では済まされないのが許認可の世界です。要件を満たさずに申請しても無駄になり、放置すれば無許可営業と判断される可能性もあります。

そうした法的なリスクを最小限に抑えることができるのはもちろん、申請の段取り・書類作成・役所との調整までを一括して任せることで、経営者ご自身は本来の業務に専念できます。

結果として、コンプライアンス（法令遵守）に強い企業体制が築けるとともに、事業の将来に向けた「安心」と「確かな見通し」を持って進めることができるのです。

実際に、以前ご依頼いただいた建設業の事業者様では、長年、許認可申請や更新の手続きを社長の奥様が一手に担っておられました。

とても几帳面な方で、これまでなんとか期限には間に合わせていたとのことですが、「正直、毎回ギリギリでいつも不安を抱えながらやっていました」とお話されていました。

弊所で申請内容の整理から今後のスケジュール管理まで一括してお引き受けしたところ、「ようやく肩の荷が下りました。今までみたいに直前に焦ることがなくなって本当に助かりました」と、ホッとされたご様子だったのが印象的です。

今では、「次はこういうことも考えているんですが」と、事業の展開を見据えた相談もできるようになったと喜んでいただいています。

行政書士に依頼するデメリット

たしかに、行政書士に依頼するにあたって「頼んだことしかやってくれないのでは？」「見積もりが高額になるのでは？」といった不安を感じる方は少なくありません。

実際に、

• 許可取得後のフォローや変更手続きの案内が一切なかった
• トラブル時に「それは別料金です」と冷たく対応された
• 相場感のない高額な見積もりを出され、内容説明も不十分だった

こういったお声が他の事務所様に対して出ているのも事実です。

ですが、コペル行政書士事務所では、依頼された手続きだけで終わることはありません。

• 許可を取得した“その先”まで見据えたスケジュール管理
• 更新時期や変更届など、必要なタイミングで必要なご案内を行う体制
• 新たな法改正や業種別のリスク情報なども、適宜わかりやすく共有

そしてなにより、お見積もりは事前に調査をしたうえで内容ごとに明確に提示します。
「この金額の内訳は？」「他にかかる可能性はある？」というご質問にも、きちんと根拠をもってご説明しますので、安心してご判断いただけます。

依頼したら終わり、ではなく、「何かあったとき、すぐ相談できる外部の専門担当者」として、貴社の事業運営を支えるパートナーであり続けたい。
それがコペル行政書士事務所のスタンスです。

コペル行政書士事務所に関する詳しいご質問は、ぜひ以下Q&Aをご参照ください。

まとめ：許認可申請を誰に任せるかが、これからの事業の明暗を分ける

事務作業の中でも、許認可申請は会社の存続に関わるほど重要な業務です。
人材不足の今、社内で何とかやりくりしてきた体制にも限界が見えはじめている方も多いのではないでしょうか。

一人の事務員や奥様に許認可管理を任せきりにする体制には、突然の退職や申請ミスなどいつか必ず表面化するリスクが潜んでいます。
実際に、更新を忘れてしまった、必要な申請をしていなかったというだけで、受けられるはずの仕事を逃し、罰則を受けた事例もあります。

だからこそ、手続きのプロフェッショナルである行政書士に、最初から一貫して任せる体制を築いておくことが、これからの事業における大きな防御力となります。

コペル行政書士事務所では、御社の申請状況・業務内容・将来的な事業展開までを見据えて、最適な手続き・管理をご提案し、リスクを先回りして潰していきます。

「許認可のことを気にせず、本業に集中できる環境を作りたい」
そう思われたら、今が外注に切り替えるベストタイミングです。
どうぞお気軽にご相談ください。あなたの会社の“許可”を、確実に守ります。

コペル行政書士事務所への依頼方法

お電話、メール、お問い合わせフォーム、公式LINEからご連絡いただけます。
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